公文線上簽核及收發文注意事項

公文線上簽核及收發文注意事項

1. 公文線上簽核請參閱公文系統入口網公文宣導事項及公文基本操作說明。
2. 若因職務及所屬單位變動，請至公文系統將個人資料重新維護。
   公文系統操作路徑：
   公文系統/個人資料維護/職稱職章建置
   公文系統/文稿製作/個人基本設定/個人資料
3. 文稿製作附件上傳檔案總合不可超出8MB。為配合行政院推動ODF-NS15251為政府文件標準格式實施計畫，公文電子交換附件檔格式如為可編輯者，採用標準文書格式(ODF)；如為非可編輯者，則採用PDF之文書格式，以提升公文電子交換作業效率。
4. 教育部公文電子收發平臺繕發電子公文群組，以正、副本受文者不超過300個為上限，敬請於創稿時留意受文者數量，以利電子公文交換作業。
5. 發文案件請將已決行函稿(函稿需完成清稿並且稿轉函後)以及紙本附件，於下午3時前送繕發至文書組，以利當日公務郵件寄發作業。(電子發文不受上述時間限制，當日上班時間內皆可)
   另，若超過上述規定時間，則由承辦單位送繕發時於備註意見註明「本函文由承辦單位自行寄發」(係指已完成之發文函件由承辦單位自行完成郵寄作業)，亦可於當日完成發文作業。
6. 公文處理應隨到隨辦，外來文欲修改限辦日期，應於文到後二日內，闡述原因並經二級主管同意後，送文書組修改限辦日期。限辦日期最長可延長至函文內規定覆文之時程。
7. 校內創簽、創稿無法修改限辦日期，均以公文普通件6日為辦理時程。請承辦人隨時留意「主辦未結公文」流程，以免延宕公文。
8. 公文決行回承辦人處，需先確認是否可結案再行送存查。公文結案以存查登錄及發文登錄為止計算辦結天數。存查登錄由各單位登記桌完成。
9. 臨時請假時，請先確認公文系統之代理人是否已設定完成，以利代理人可代理簽核。
10. 各單位承辦人應遵守行政院「文書處理手冊」第七十六條一般保密事項規定。