公文線上簽核及收發文注意事項

公文線上簽核及收發文注意事項

一、公文線上簽核請參閱

    公文系統入口網公文宣導事項及公文基本操作說明。

二、若因職務及所屬單位變動，請至公文系統將個人職稱職章及

    資料重新維護。若希望能於收到件通知，請勾選是。

    公文系統操作路徑：

      公文系統/個人資料維護

      公文系統/職稱職章建置

      公文系統/文稿製作/個人基本設定/個人資料

   三、文稿製作附件上傳檔案總合不可超出8MB。為配合行政院推動

       ODF-NS15251為政府文件標準格式實施計畫，公文電子交換

       附件檔格式如為可編輯者，採用標準文書格式(ODF)；如為

       非可編輯者，則採用PDF之文書格式，以提升公文電子交換

       作業效率。

   四、教育部公文電子收發平臺繕發電子公文群組，以正、副本受

       文者不超過300個為上限，敬請於創稿時留意受文者數量，

       以利電子公文交換作業。

   五、發文案件請將已決行函稿(函稿需完成清稿並且稿轉函後)以

       及紙本附件，於下午3時前送繕發至文書組，以利當日公務

       郵件寄發作業。(電子發文不受上述時間限制，當日上班時

       間內皆可)

          另，若超過上述規定時間，則由承辦單位送繕發時於備註意

       見註明「本函文由承辦單位自行寄發」(係指已完成之發文

       函件由承辦單位自行完成郵寄作業)，亦可於當日完成發文

       作業。

六、公文處理應隨到隨辦，外來文欲修改限辦日期，應於文到後

    二日內，闡述原因並經二級主管同意後，送文書組修改限辦

    日期。限辦日期最長可延長至函文內規定覆文之時程。

七、校內創簽、創稿無法修改限辦日期，均以公文普通件6日為辦

    理時程。請承辦人隨時留意「主辦未結公文」流程，以免延

    宕公文。

八、公文決行回承辦人處，需先確認是否可結案再行送存查。公

    文結案以存查登錄及發文登錄為止計算辦結天數。存查登錄

    由各單位登記桌完成。

九、臨時請假時，請先確認公文系統之代理人是否已設定完成，

    以利代理人可代理簽核。

十、各單位承辦人應遵守

    行政院「文書處理手冊」第七十六條一般保密事項規定。