【A1】
- 已核判而需蓋用印信之文件，應提供其發文字號。
- 不辦文稿之文件，應由申請人填寫蓋用印信申請單陳奉核定後始准蓋用印信。
(1) 合約或契約：承辦人應填妥甲、乙雙方全名、合約名稱、內容、合約金額、訂約年月日等完整資料，方得申請用印。
(2)證明書、聘書等多人用印時，應檢附奉准人員名冊，並加蓋單位戳章。
(3)如需用印於表單特別位置時，應於表單內以鉛筆框註。
(4)用印之申請得依本校分層負責授權各層核定，辦理用印。
【Q2】用完印後，若發現內容有誤應如何處理？
【A2】原則上，再次填寫用印申請單 。
【Q3】當教育部電子公文交換平臺發生連線異常無法進行收、發文作業時，當如何處理？
【A3】
一、向教育部確認電子公文交換平臺完成修復時程，倘若短期內無法完成修復，則以全校郵件方式進行緊急通知
各單位。
二、另，修復時程中倘若遇有公文案件需繕發時，則由承辦單位視公文案件有無急迫性，選擇立即繕發紙本公文
或是於電子公文交換平臺修復後始行繕發電子文。
【Q4】公文線上簽核及收、發文作業注意事項。
【A4】
一、公文線上簽核請參閱公文系統入口網公文宣導事項及公文基本操作說明。
二、若因職務及所屬單位變動，請至公文系統將個人職稱職章及資料重新維護。
三、文稿製作附件上傳檔案總合不可超出8MB。為配合行政院推動ODF-NS15251為政府文件標準格式實施計畫，公文電
子交換附件檔格式如為可編輯者，採用標準文書格式(ODF)；如為非可編輯者，則採用PDF之文書格式。
四、教育部公文電子收發平臺管控繕發電子公文群組之正、副本受文者不超過500個為上限，敬請於創稿時留意受文
者數量，以利電子公文交換作業。
五、發文案件請將已決行函稿(函稿需完成清稿並且稿轉函後)以及紙本附件，於下午3時前送繕發至文書組，以利當
日公務郵件寄發作業。(電子發文不受上述時間限制，當日上班時間內皆可)
另，若超過上述規定時間，則由承辦單位送繕發時於備註意見註明「本函文由承辦單位自行寄發」(係指已完
成之發文函件由承辦單位自行完成郵寄作業)，亦可於當日完成發文作業。
六、所有發文附件必須上傳檔案(PDF檔)至參考附件夾。(須為用印後最終版本)若含有個人資料，則以7-Zip方式加
密，以提高個資之安全性。
七、公文處理應隨到隨辦，外來文欲修改限辦日期，應於文到後二日內，闡述原因並經主管同意後，送文書組修改
限辦日期。限辦日期最長可延長至函文內規定覆文之時程。
八、校內創簽、創稿無法修改限辦日期，均以公文普通件6日為辦理時程。請承辦人隨時留意「主辦未結公文」流程
，以免延宕公文。
九、所有公文應遵循分層負責表所訂之核判層級，切勿自行判斷公文之重要性而違反判行權責，造成繕發及歸檔時程
之延誤。
十、公文決行回承辦人處，需先確認是否可結案再行送存查(如，判行主管是否已蓋立職章、函稿是否判「發」字)。
公文結案以存查登錄及發文登錄為止計算辦結天數。存查登錄由各單位登記桌完成。
十一、臨時請假時，請先確認公文系統之代理人是否已設定完成，以利代理人可代理簽核以免延宕公文。
十二、對於承辦公文案件之個資，應依「個人資料保護法」、「資通安全管理法」及「行政院及所屬機關(構)使用
生成式AI參考指引」規定辦理，並遵守行政院「文書處理手冊-捌、文書保密」相關規定。